01 Čvc
Elektronický podpis nabídky vs. elektronický podpis návrhu smlouvy a jiných dokumentů
Dobrý den,
rád bych se zeptal na následující:
Elektronická nabídka je podepsána elektronicky osobou, která je oprávněna jménem/ či za uchazeče podat (vypracovat, zhotovit, vytvořit) onu nabídku (typicky referent, administrátor apod.), nicméně např. z pověření vyplývá, že není oprávněná v rámci firemní struktury podepisovat návrh smlouvy, čestné prohlášení apod. Zároveň el. nabídka obsahuje naskenované dokumenty (návrh smlouvy, čestné prohlášení atd.) v PDF formátu, které obsahují podpis osoby oprávněné jednat jménem či za uchazeče (nikoli tedy elektronický podpis).
Je výše uvedená situace v souladu se ZVZ či nikoli? Jinými slovy – je tedy nutno, aby každý jednotlivý dokument, který vyžaduje podpis osoby oprávněné jednat, byl podepsán elektronicky osobou oprávněnou jednat, pokud je nabídka podepsána elektronicky osobou oprávněnou “pouze” podat nabídku jménem/ za uchazeče?
Děkuji velice za odpověď,
Michal Prokop
Dobrý den, k Vašemu dotazu ve věci podpisu elektronické nabídky uvádíme následující: Postup, při kterém je elektronická nabídka opatřena elektronickým podpisem osoby, která je k tomuto úkonu oprávněna zadavatelem, přičemž se jedná o osobu, která není oprávněna jednat jménem či za uchazeče ve smyslu podepisování smluv a dalších úkonů, které zadavatele přímo zavazují, a zároveň tato nabídka obsahuje dokumenty, které jsou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za zadavatele (v ideálním případě opatřeny elektronickým podpisem, nicméně i vlastnoruční podpis je v tomto případě dostačující), není v rozporu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Je však třeba splnit několik podmínek. První podmínkou je existence smluvního vztahu mezi dodavatelem a administrátorem, případně jinou třetí osobou, která je oprávněna v potřebném rozsahu jednat jménem či za dodavatele v souvislosti s podáním nabídky. Tato osoba musí zároveň disponovat ověřeným elektronickým podpisem. Druhý požadavek spočívá v tom, že administrátor (či jiná osoba, která má zmocnění k podání nabídky jménem dodavatele a která tuto nabídku v souladu se zákonem v elektronické podobě podala) musí disponovat originály dokumentů, které jsou součástí předmětné nabídky a tyto dokumenty jsou vlastnoručně podepsány dodavatelem, a to pro případ, že by tento dodavatel chtěl v budoucnu zpochybnit podanou nabídku. Závěrem tedy uvádíme, že pokud je nabídka podávána nikoli přímo dodavatelem, nýbrž osobou zmocněnou k podání nabídky jménem dodavatele, je ideální variantou takový postup, kdy jsou dokumenty obsažené v elektronicky podané nabídce opatřeny elektronickým podpisem dodavatele. Pakliže dodavatel nedisponuje elektronickým podpisem nebo z jiného důvodu nemohou být veškeré dokumenty opatřeny jeho elektronickým podpisem, je třeba trvat na tom, aby osoba podávající nabídku jménem dodavatele disponovala podepsanými originály všech v nabídce obsažených dokumentů.
