K Vašemu dotazu předně odkazuji na metodický dokument, který se podrobně zabývá problematikou změn závazků ze smlouvy na veřejnou zakázku zde:
http://portal-vz.cz/cs/Jak-na-zadavani-verejnych-zakazek/Metodiky-stanoviska/Metodiky-k-zakonu-c-134-2016-Sb-,-o-zadavani-verejnych-zakazek/Metodiky-specialni-k-zadavacim-rizenim
Pokud se týká Vašeho konkrétního dotazu: Zákon o zadávání veřejných zakázek situaci výslovně neřeší, neukládá tedy zadavateli povinnost vyhotovovat konkrétní doklady, které by odůvodňovaly provedení změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku. Postup zadavatele však musí být vždy transparentní, a mělo by být umožněno zpětně jeho postup kontrolovat. Jakým způsobem zadavatel transparentnost zajistí je na jeho uvážení. Zadavatel je ten, který bude povinen v případě následné kontroly jeho postupu prokazovat, že pro provedení změny závazku byly naplněny veškeré zákonné požadavky.
Ve vztahu ke změnám závazku ze smlouvy podle § 222 odst. 6 zákona ještě upozorňuji, že v souladu s § 222 odst. 8 je zadavatel povinen do 30 dnů od provedení změny závazku odeslat oznámení o změně závazku k uveřejnění způsobem podle § 212 zákona.