Podpora malých a středních podniků

Pozornost v rámci konceptu odpovědného veřejného zadávání si zaslouží i malé a střední podniky, které veřejnému sektoru mohou nabídnout kvalitní i inovativní produkty a služby. Podpora malých a středních podniků může být jedním z legitimních cílů veřejného zadavatele a vždy je vhodné, aby zadavatelé měli své cíle, které zadáváním veřejných zakázek hodlají podporovat, zpracovány ve svých strategických dokumentech.

Malé a střední podniky (dále jen „MSP“) jsou hnacím motorem ekonomiky, zdrojem pracovních míst a vzniku inovací. Podpora malých a středních podniků často znamená podporu místní ekonomiky, tedy lokálních podniků. MSP představují až 99,84 % všech podnikatelských subjektů v ČR. MSP mají podíl na celkovém počtu zaměstnanců podnikatelské sféry 59 % a podíl přidané hodnoty malých a středních podniků na celku ČR tvoří 54 %.

Pro správnou identifikaci malých a středních podnik je potřebná jejich definice. Tu vymezuje Doporučení Komise o definici mikropodniků, malých a středních podniků č. 2003/361/ES ze dne 6. května 2003. Malým podnikem ve smyslu tohoto doporučení je podnik, který zaměstnává méně než 50 osob a jeho roční obrat nebo bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 10 milionů eur. Středním podnikem je podnik, který zaměstnává méně než 250 osob a jeho roční obrat nepřesahuje 50 milionů eur nebo bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 43 milionů eur. Předmětné doporučení obsahuje i definici mikropodniku, ten zaměstnává méně než 10 osob a jeho roční obrat nebo bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 2 miliony eur.

Pozitivní přínosy podpory malých středních podniků:

• kvalitnější soutěž o veřejnou zakázku
• vyšší počet nabídek
• pozitivní stimul místní ekonomice

Zohledňování potřeb malých a středních podniků při zadávání veřejných zakázek je již zakotveno ve směrnici EU o zadávání veřejných zakázek (2014/24/EU), a to zejména článcích 78 a 124.

Je-li podpora MSP jedním ze strategických cílů zadavatele, může podniknout mnohá opatření ke zpřístupnění zadávacích řízení MSP a zvýšit tak pravděpodobnost, že vybraným dodavatelem bude právě dodavatel z kategorie MSP. Jedná se zejména o konkrétní kroky vedoucí k dosažitelnosti podmínek veřejných zakázek pro MSP a vyváženosti kritéria ceny a kvality. Dalšími opatřeními pak mohou být zejména kroky vedoucí k otevřenější komunikaci s dodavateli při přípravě veřejné zakázky, ke snížení administrativních nároků účasti v řízení, dělení veřejné zakázky na části, které mohou menší podniky snadněji plnit či využití dynamického nákupního systému.

Znalost místní ekonomiky a komunikace s lokálními malými a středními podniky

• Analýza současného stavu spolupráce s MSP – Zadavatel, který chce podpořit malé a střední podniky prostřednictvím svých veřejných zakázek by měl nejprve analyzovat současný stav. Analýza by měla zejména odpovědět na otázky jako: účastní se malé a střední (případně místní nebo sociální) podniky vypisovaných zadávacích řízení? Pokud ne, jaký je důvod této neúčasti?
• Databáze místních MSP – Pro účely výše uvedené analýzy i pro následné kroky je důležité mít přehled o místních malých a středních podnicích (včetně sociálních podniků). Vytvoření databáze místních podniků, která obsahuje nejen kontaktní údaje, ale i obory působení, případně velikost obratu je výborným nástrojem pro oslovení potenciálních dodavatelů.
• Maximální šíření informací o zakázkách směrem k MSP – Databáze místních malých a středních podniků pak může být využívána k rozesílání informací o vypsaných veřejných zakázkách, výzev k podání nabídky nebo k obecnějšímu informování o připravovaných veřejných zakázkách v následujícím roce apod. O zakázkách by zadavatel měl také informovat v dalších komunikačních prostředcích, které místní podniky sledují – může se jednat o místní časopis, webové stránky, podnikatelská sdružení. Dále je užitečné vést dialog i s neúspěšnými účastníky a zjistit, zda v zadávacím řízení narazili na nějaké obtížně splnitelné požadavky, či jim podrobněji vysvětlit rozhodnutí o vítězi zakázky, aby příště mohli podat lepší nabídky.
• Předběžné tržní konzultace – Zákon o zadávání veřejných zakázek (§33, z. 134/2016 Sb.) Jedná se o otevřené, transparentní a povinně dokumentované setkání (případně i elektronickou komunikaci) s potenciálními dodavateli/účastníky v soutěži o zakázku. Zadavatel obvykle podnikům sdělí svůj předběžný záměr, co bude v zakázce požadovat. Potenciální dodavatelé mohou na tento záměr reagovat: navrhovat různá řešení, komentovat detaily plnění jako jsou např. parametry zboží, dodací lhůty, rozsah zakázky, logistická řešení apod. V průběhu této konzultace mohou podniky nabízet svá inovativní řešení a zadavatel tak získá informace o nejnovějších řešeních existujících na trhu. Během předběžné tržní konzultace může zadavatel získat i zpětnou vazbu od místních malých a středních podniků, zda je nastavení požadavků zakázky pro ně splnitelné. Předběžné tržní konzultace se však nemusí týkat pouze samotného plnění veřejné zakázky, zadavatelé je mohou vést také za účelem nastavení podmínek kvalifikace. Takovou předběžnou tržní konzultaci může zadavatel vést za účelem natavení kvalifikačních požadavků, které povedou nejen k výběru dostatečně zkušeného dodavatele, jež bude schopen řádně a včas splnit předmět veřejné zakázky, ale také za účelem zajištění co nejširší úrovně soutěže a tím i účasti malých a středních podniků. Avšak zejména u předběžných tržních konzultací konaných za účelem nastavení kvalifikace musí být zadavatel obezřetný, aby byly požadavky na kvalifikaci nastaveny v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek a jeho základními zásadami.
• Představení plánu veřejných zakázek, Meet the Buyer. Další možností komunikace, jež může podpořit účast menších podniků v zadávacích řízeních zadavatele, je představení plánu veřejných zakázek na konkrétní kalendářní rok. Jedná se o akce typu Meet the Buyer, které lze volně přeložit jako „poznejte svého zadavatele“, a přestože taková činnost není výslovně řešena zákonem o zadávání veřejných zakázek, je při dodržení jeho základních zásad možná. Praxe těchto akcí začala v zahraničí (zejména ve Velké Británii), přičemž existuje celá řada jejich podob, o kterých se můžete stručně dozvědět v samostatné příloze. Tyto akce jsou setkáními zadavatele se zástupci jeho dodavatelského sektoru, během kterého zadavatel představí veřejné zakázky, jejichž zadávací řízení plánuje v průběhu kalendářního roku zahájit. Kromě toho však může zadavatel představit i výhled veřejných zakázek na kalendářní roky následující nebo prezentovat přítomným dodavatelům jakoukoliv další problematiku, jež uzná za vhodnou (například rady a tipy k jednoduššímu podávání nabídek nebo nástroje využívané v rámci příležitostí odpověděného veřejného zadávání). K účasti na takovém představení se dodavatelé musí obvykle hlásit. Přihláška je však velmi jednoduchá a obsahuje pouze identifikaci dodavatele a osob účastnících se za dodavatele osobního setkání. Více o představení plánovaných veřejných zakázek na Povodí Vltavy se můžete dozvědět v samostatné případové studii. Plán svých veřejných zakázek však spolu představují i  Jihomoravský kraj, Masarykova univerzita a VUT. Ke komunikaci zadavatele s potenciálními dodavateli se dozvíte více tady.

Minimalizace administrativní náročnosti zadávacího řízení

• Kvalifikace – Požadavky na kvalifikaci dodavatele lze nastavit tak, aby je mohly splnit i MSP. Je-li to potřeba, může zadavatel za tímto účelem konat předběžné tržní konzultace. Pro snížení administrativní náročnosti může zadavatel také umožnit prokázat splnění kvalifikace čestným prohlášením podle § 86 odst. 2 zákona o zadávání veřejných zakázek. V takovém případě budou požadované dokumenty a osvědčení poskytnuty pouze u vybraného dodatele, a to před podpisem smlouvy. Zadavatel může maximálně omezit výčet požadovaných dokumentů.
• Finanční garance – Zadavatel by měl požadovat jen ty finanční garance, které souvisí s předmětem zakázky a mohou je splnit i MSP. Pokud má zadavatel požadavek na minimální obrat, za maximální přiměřenou míru se považuje  dvojnásobek odhadované hodnoty veřejné zakázky. Směrnice o zadávání veřejných zakázek (2014/24/EU) se tomuto věnuje v článku 83.
• Pojistné smlouvy – Zadavatel by měl požadovat jen přiměřené nastavení pojistných smluv, aby jejich uzavření nebylo bariérou vstupu malých a středních podniků do soutěže.
• Jasné požadavky plnění – V zadávací dokumentaci by mělo být jasně uvedeno, co je předmětem plnění a jaké požadavky zadavatel má. Malým a středním podnikům pak při vytváření nabídek pomáhají vzorové formuláře, šablony dokumentů, požadovaná struktura nabídek, tabulky k vyplnění apod. Zadavatel může pro potenciální dodavatele pořádat, nebo je odkázat na školení, a pomoci jim tak v budoucnu podávat kvalitní nabídky. Více o školeních pořádaných Ministerstvem pro místní rozvoj naleznete na Portále o veřejných zakázkách zde. Příkladem dobré praxe v této oblasti je však také vytváření vzorových formulářů a zjednodušení zadávacího řízení, které aktuálně připravuje MMR.
• Vysvětlení kritérií hodnocení – MSP také pomáhá, jsou-li podrobněji vysvětlena kritéria hodnocení, systém udělování bodů a postup výběru vítěze zakázky.
• Dostatek času na podání nabídky – Vzhledem k náročnosti příprav nabídky je vhodné, aby zadavatel poskytl dostatek času na vypracování nabídky, protože menší podniky nemají velký administrativní aparát. Malé a střední podniky mohou pro účely podání nabídky vytvářet sdružení nebo využít poddodavatele a příprava nabídky tak může být časově náročnější. Zadavatel může také publikovat seznam připravovaných (zamýšlených) veřejných zakázek, oznámení o zveřejněných zadávacích řízeních.
• Jasné požadavky plnění – V zadávací dokumentaci by mělo být jasně uvedeno, co je předmětem plnění a jaké požadavky zadavatel má. Malým a středním podnikům pak při vytváření nabídek pomáhají vzorové formuláře, šablony dokumentů, požadovaná struktura nabídek, tabulky k vyplnění apod. Zadavatel může pro potenciální dodavatele pořádat i školení, a pomoci jim tak v budoucnu podávat kvalitní nabídky. Více o školeních pořádaných Ministerstvem práce a sociálních věcí naleznete na Portále o veřejných zakázkách zde. Příkladem dobré praxe v této oblasti je však také vytváření vzorových formulářů a zjednodušení zadávacího řízení, které provádí či MPSV.
• Vysvětlení kritérií hodnocení – MSP také pomáhá, jsou-li podrobněji vysvětlena kritéria hodnocení, systém udělování bodů a postup výběru vítěze zakázky.
• Dostatek času na podání nabídky – Vzhledem k náročnosti příprav nabídky je vhodné, aby zadavatel poskytl dostatek času na vypracování nabídky, protože menší podniky nemají velký administrativní aparát. Malé a střední podniky mohou pro účely podání nabídky vytvářet sdružení nebo využít poddodavatele a příprava nabídky tak může být časově náročnější. Zadavatel může také publikovat seznam připravovaných (zamýšlených) veřejných zakázek, oznámení o zveřejněných zadávacích řízeních.

Další možnosti podpory účasti malých a středních podniků v zadávacím řízení

• Rozdělení veřejné zakázky na části (veřejná zakázka se zadává jako celek, ale účastníci řízení se mohou hlásit do soutěže i jen o část zakázky), 101 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. Zadávanou zakázku lze rozdělit na části podle předmětů plnění nebo geograficky podle místa plnění. Tím se také sníží finanční či technické nároky zakázky a plnění části může zajistit i menší podnik (např. požadavek na disponování určitým počtem stavebních strojů nebo velikost vozového parku). Současně platí, že části veřejné zakázky se zadávají v režimu odpovídajícímu součtu jejich předpokládaných hodnot, a to bez ohledu na skutečnost, zda jsou tyto části zadávány v jednom nebo více zadávacích řízeních. Pouze při splnění zákonných podmínek je možné některé části zadat v režimu odpovídajícím předpokládané hodnotě této části. V nadlimitním režimu je zadavatel dokonce povinen důvody, na základě kterých dospěl k závěru, že veřejnou zakázku nerozdělí, uvést v zadávací dokumentaci nebo v písemné zprávě zadavatele podle ustanovení § 217 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále též „ZZVZ“). Příkladem dobré praxe může být zakázka na úklidové služby Dopravního podniku hl.m. Prahy nebo zakázka na práce v lese, kterou zadaly Technické služby Havlíčkův Brod. V této zakázce byla dokonce vítěznou nabídkou v jedné části nabídka sociálního podniku.

• Využití dynamického nákupního systému (dále jen „DNS“)
  Podporou účasti MSP může být také využívání dynamického nákupního systému. Více se dočtete ve speciální příloze o dynamickém nákupním systému a v informační brožuře Ministerstva práce a sociálních věcí.

Podpora malých a středních (místních) podniků v roli poddodavatelů, podmínky v dodavatelském řetězci

Malé a střední podniky jsou také často poddodavateli ve veřejných zakázkách. Zadavatel je může podpořit tím, že bude včasně informovat o připravované zakázce, aby případní poddodavatelé (malé a střední podniky) mohli jednat o spolupráci s potenciálními účastníky tendru. Zájem MSP o práci na zakázce se bude často odvíjet od toho, jaké podmínky v dodavatelském řetězci budou mít. V dodavatelských řetězcích existuje řada potenciálně problematických oblastí, kterým je potřeba věnovat ve vztahu k malým a středním podnikům zvýšenou pozornost. K nejvíce problematickým oblastem patří úhrady poddodavatelům za poskytnuté plnění. Pro MSP představuje neplnění finančních závazků a obecně dlouhé lhůty splatnosti existenciální riziko. Jak může zadavatel nastavit podmínky i pro poddodavatele zakázky, včetně platebních podmínek, se dozvíte na stránce Férové podmínky v dodavatelském řetězci.

Inspirace ze zahraničí

V Severním Irsku vláda vydala pokyny, jak zadavatelé mají pomáhat zpřístupňovat veřejné zakázky malým a středním podnikům. Ať už se jedná o jejich účast na zakázce přímo v roli dodavatele nebo v pozici poddodavatele či níže v dodavatelském řetězci. Shrnutí těchto pokynů v českém jazyce si můžete prohlédnout tady.