Komunikace s dodavateli

Komunikace mezi zadavateli a dodavateli při zadávání veřejných zakázek může být v některých případech klíčem k úspěšnému vysoutěžení veřejné zakázky. Je to velmi efektivní nástroj v rukou zadavatele. Zadavatel však nemůže komunikovat dle své libovůle, naopak, svému jednání musí věnovat náležitou pozornost, komunikovat otevřeně a dostatečně transparentně a postupovat vždy v rozsahu a takovým způsobem, který je umožněn zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále též jen „ZZVZ“), (dále také jako „vhodná komunikace“).

Potřeba vhodné komunikace nabývá na důležitosti také v případech, kdy zadavatelé v rámci svého strategického přístupu k veřejným zakázkám využívají konceptu tzv. odpovědného veřejného zadávání (dále také jako „OVZ“) a v rámci své snahy poptat zboží, služby nebo stavební práce, prosazují i své další priority například v oblasti sociální politiky, zaměstnanosti, rozvoje místní ekonomiky nebo životního prostředí. Zadavatelé při komunikaci (jednání) mohou zjistit reakci trhu a jeho možnosti. Dodavatelé mohou zadavatelům pomoci nalézt užitečné nastavení aspektů OVZ, kterými lze při plnění veřejné zakázky přispět společnosti či životnímu prostředí. Cílem je přitom najít efektivní nastavení (specifikace předmětu plnění a smluvních a obchodních podmínek) odpovídající požadavkům zadavatele i reálným možnostem dodavatelů.

I oblast odpovědného zadávání by měla být předmětem soutěže a konkurence, aby došlo k maximalizaci přínosů pro zadavatele a společnost. Heslo „value for money“, tj. získání maximální hodnoty za vynaložené prostředky, platí i zde.

Proč podporovat komunikaci mezi zadavateli a dodavateli

• Zadavatel si transparentním způsobem obstarává informace z trhu. Zejména u komplexnějších a složitějších plnění je vhodná komunikace prostředkem k poznání trhu. Tato znalost je nutná například proto, aby zadavatel mohl specifikovat dostatečně jasně a realisticky předmět plnění a mohl tak soutěž otevřít co největšímu počtu potencionálních dodavatelů, aby mohl najít inovativní řešení pro své potřeby, nebo aby mohl zajistit efektivní včlenění konceptu odpovědného veřejného zadávání do zadávacích podmínek a do plnění veřejné zakázky.
• Zadavatel dlouhodobě buduje svoji pověst důvěryhodného a transparentního obchodního partnera a podporuje potenciální dodavatele k účasti v zadávacích řízeních. Vhodná komunikace ze strany zadavatelů může pomoci překonat řadu neprávních bariér, se kterými se veřejné zadávání potýká, a vhodnými kroky tak například zvýšit účast dodavatelů v soutěži, včetně těch veřejných zakázek, kde zadavatel uplatňuje koncept odpovědného veřejného zadávání.

Důležitost komunikace zadavatele s dodavateli si uvědomují i v zahraničí, odkud do České republiky například pronikly níže představené Meet the Buyer akce. Zajímavé prezentace k české i zahraniční praxi při komunikaci zadavatelů s dodavateli prezentované na mezinárodním odborném semináři spolupořádaném Ministerstvem práce a sociální věcí a Ministerstvem zemědělství pak naleznete na tomto odkazu.

Přehled některých možností zadavatele

Možnosti všeobecné, kdy zadavatel jedná průběžně s celým potencionálním dodavatelským řetězcem bez vazby na konkrétní veřejnou zakázku:

Poznejte svého zadavatele (tzv. Meet the buyer).  Meet the buyer je poměrně nový způsob komunikace, který v České republice zatím využívá pouze malý počet zadavatelů. V zahraničí, kde si přínosů tohoto způsobu komunikace všimli zadavatelé dříve, jde o poměrně častou metodu, jak zadavatelé seznamují dodavatele se svými záměry a prioritami. Z pohledu odpovědného veřejného zadávání tímto způsobem může zadavatel vysvětlit, jaké problémy identifikoval ve společenské či environmentální oblasti (například ve městě je vysoká nezaměstnanost osob starších 55 let) a jak jejich řešení plánuje v rámci veřejného zadávání podpořit (například tak, že bude u vhodných zakázek hodnotit, kolik osob z řad dlouhodobě nezaměstnaných a starších 55 let bylo na plnění veřejné zakázky přijato do pracovního poměru u dodavatele). Dodavatel se pak totiž může připravit podle konkrétních preferencí zadavatele. Ten se může dlouhodobě zaměřovat například na podporu zaměstnanosti, na podporu praktické přípravy studentů a absolventů nebo pro něj může být nejdůležitější využívání ekologicky šetrných řešení. Taková akce přitom nemusí být nutně organizována samotnými zadavateli. Organizátorem může být i profesní organizace nebo obchodní komory. Více o těchto akcích v zahraničí.

Druhově obdobnou akci v Čechách pořádá například Povodí Vltavy, s.p. – Představení plánu veřejných zakázek, jakož i někteří další zadavatelé. V české praxi se jedná o setkání s dodavateli, během kterého zadavatel přednese plán veřejných zakázek, jejichž zadávací řízení má v úmyslu zahájit v konkrétním kalendářním roce. Cílem této činnosti je kromě maximální transparentnosti vůči dodavatelům i snaha zadavatelů, aby si dodavatelé rezervovali kapacity pro jimi vybrané veřejné zakázky a zadavatel tak obdržel v zadávacím řízení nabídky. Kromě samotného představení plánu však zadavatelé využívají tyto akce i k dalším sdělením vůči dodavatelům (například rady a tipy k jednoduššímu podávání nabídek nebo nástroje využívané v rámci příležitostí odpověděného veřejného zadávání). Na tuto akci je potřebné se předem hlásit. Cílem takové přihlášky však není selekce dodavatelů, ale zajištění dostatečných kapacit pro konání akce. Z toho důvodu je předmětná přihláška také velmi jednoduchá.

I přes dosud malý počet zadavatelů využívající tento nástroj není Povodí Vltavy, s.p. jediné. Jak se můžete dozvědět z našeho článku, své zkušenosti s tímto typem akcí má i Masarykova univerzita, Jihomoravský kraj nebo město Příbram.

Možnosti zadavatele seznámit dodavatele se svým záměrem a získat reakci trhu před zahájením zadávacího řízení:

• Předběžné tržní konzultace. Předběžné tržní konzultace jsou velmi cenným nástrojem zadavatele, pomocí něhož může lépe zjistit situaci na trhu a připravit zadávací podmínky tak, aby plnění co nejlépe vyhovělo jeho potřebám. V zásadě se jedná se o otevřené, transparentní a dobře zdokumentované setkání (případně i elektronickou komunikaci) s potenciálními dodavateli/účastníky v soutěži o zakázku. Zadavatel firmám sdělí svůj předběžný záměr, co bude v zakázce požadovat. Potenciální dodavatelé mohou na tento záměr reagovat: navrhovat různá řešení, komentovat detaily plnění jako jsou např. parametry zboží, dodací lhůty, rozsah zakázky, logistická řešení apod. V průběhu této konzultace mohou firmy nabízet svá inovativní řešení a zadavatel tak získá informace o nejnovějších řešeních existujících na trhu.
  Více o předběžných tržních konzultacích se dozvíte na tomto odkazu.

Možnosti podporující větší účast dodavatelů v soutěži:

• Informační brožury. Zadavatelé mohou pro usnadnění účasti dodavatelů v soutěži ve vhodných případech vytvořit „uživatelsky přívětivé“ shrnutí informací uvedených v ZZVZ, zadávacích podmínkách apod. Smyslem je usnadnění vstupu dodavatelů do soutěže a zorientování se v kontextu soutěže. Obsahem takové brožurky pak samozřejmě nemohou být údaje, které by dodavatele zvýhodnily oproti těm dodavatelům, kteří brožurku nečetli. Zatímco však taková brožurka pro zkušené pracovníky zakázkových oddělení dodavatele nebude mít žádnou přidanou hodnotu, nové a malé dodavatele může přesvědčit o účasti v soutěži a věnování času a prostředků do studia zadávacích podmínek a přípravy nabídky. Informační brožuru vypracovalo Ministerstvo práce a sociálních věcí pro potencionální dodavatele po zavedení dynamických nákupních systémů (dále je „DNS“). V ní vysvětlilo, co dodavatele v DNS čeká a jak se do něj zařadit.
• Technické školení potencionálních dodavatelů za účelem zlepšení jejich přístupu k soutěži. Zadavatelé mohou pro usnadnění účasti dodavatelů v soutěži ve vhodných případech realizovat technické školení pro potencionální dodavatele. Ačkoli funkční a efektivní elektronizace zadávacího procesu přináší řadu výhod (včetně zrychlení a zjednodušení procesu, snížení nákladů na straně zadavatele i dodavatele apod.), pro mnohé malé dodavatele se může zapojení do soutěže a porozumění užití takového systému zdát náročné a může je odradit. V rámci školení tak zadavatel může vysvětlit technické aspekty, například jak jeho elektronický nástroj funguje, jak se do něj registrovat, jak podávat elektronické nabídky nebo například, kde si zřídit elektronický podpis. Veškeré informace a údaje, které zadavatel sdělí v rámci takového školení, musí být obecné povahy a všeobecně dostupné, aby nedošlo k žádnému zvýhodnění účastníků školení a zadavatel dodržel zásady zadávání veřejných zakázek dle § 6 ZZVZ, zejm. zásadu transparentnosti. Ministerstvo práce a sociálních věcí za účelem zvýšení počtu dodavatelů v dynamických nákupních systémech realizovalo několik školení pro dodavatele s cílem představit jim dynamický nákupní systém a seznámit je s obecnými pravidly účasti v něm. Více v samostatné příloze.

Zadávací řízení umožňující jednání s dodavateli ze své podstaty:

• Ve vhodných případech a při splnění podmínek ZZVZ, je možné využít některý druh zadávacího řízení, které jednání s účastníky v průběhu zadávacího řízení umožňuje. Jedná se zejména o řízení se soutěžním dialogem, ale i o řadu dalších řízení, jako např. open dialog – tj. veřejnou zakázku malého rozsahu zadávanou formou analogickou soutěžnímu dialogu, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění nebo zjednodušený režim. V oblasti OVZ lze tato jednání s účastníky vyčlenit i pro hledání řešení nastavení společenských přínosů. Aplikace těch složitějších a komplexnějších aspektů OVZ jde v praxi totiž jen stěží bez odpovídající znalosti trhu.

Komunikace v zadávacím řízení:

Na některé aspekty komunikace mezi zadavateli a dodavateli v zadávacím řízení (a při zvláštních postupech podle části šesté ZZVZ) pamatuje zákon explicitně v ustanovení § 211 zákona. ZZVZ požaduje komunikaci písemnou formou, a není-li zákonem vyloučeno, lze využít i méně formální komunikaci ústní. Klíčovou podmínkou tohoto postupu je dostatečné zajištění zdokumentování takové komunikace. Transparentnost postupu zadavatele lze zajistit například prostřednictvím zápisů, zvukových nahrávek nebo souhrnů hlavních prvků komunikace.
Cílem vhodné komunikace není připravit korupční prostředí nebo zvýhodnit či poškodit dodavatele. S ohledem na individuální okolnosti a charakter zakázky se může vhodný postup zadavatele lišit, ale obecně lze doporučit v souladu s § 6 ZZVZ:

• Maximální informovanost o plánovaném jednání zadavatele. Zadavatel může využít běžné zdroje užívané ve veřejném zadávání (předběžné oznámení ve Věstníku veřejných zakázek ve smyslu § 34 ZZVZ, profil zadavatele) nebo jakékoli další komunikační kanály, které směrem k veřejnosti má k dispozici (mj. webové stránky, tiskové zprávy, periodika apod.).
• Maximální otevřenost účasti pro všechny potencionální zájemce. Zadavatel s výjimkou odůvodněných případů pořádá taková jednání jako otevřená pro všechny potencionální dodavatele, nezávislé odborníky, odborné asociace či instituce, profesní komory apod.
• Maximální transparentnost postupu zadavatele, včetně pořízení a zpřístupnění všech informací, zápisů, zvukových nahrávek nebo souhrnů hlavních prvků komunikace (s výjimkou pasáží ve smyslu § 218 odst. 3 ZZVZ, tj. s výjimkou těch informací, jejichž uveřejnění by znamenalo porušení jiného právního předpisu, bylo by v rozporu s veřejným zájmem, mohlo by porušit právo dodavatele na ochranu obchodního tajemství nebo by mohlo ovlivnit hospodářskou soutěž).