Pořádání konferencí, seminářů a akcí udržitelně

Aspekty odpovědného veřejného zadávání může zadavatel uplatnit i při pořádání konferencí, akcí či seminářů. Především při zabezpečení cateringu, propagačních předmětů a materiálů pro účastníky se nabízí široké možnosti využití sociálních, environmentálních či ekonomických příležitostí:

• etické nakupování fair trade produktů
• podpora účasti sociálních podniků ve veřejných zakázkách
• podpora účasti malých a středních podniků ve veřejných zakázkách
• ekologicky šetrná řešení, včetně nákupu produktů ekologického zemědělství
• a další příležitosti OVZ

Níže naleznete publikaci Jak uspořádat konference, semináře a jiné akce udržitelně se souborem požadavků, se kterými čeští zadavatelé již mají zkušenosti a které jsou v této formě využívány. Převážná část požadavků se týká zmírňování negativních dopadů na životní prostředí, avšak důležitá je také snaha v co největší možné míře umožnit zapojení sociálních podniků, malých a středních podniků či studentů středních škol do plnění veřejných zakázek.

Je také možné se inspirovat příklady dobré praxe:

• MPSV: Catering – kvalitně, udržitelně, jednoduše
• JIČÍN: Strategický přístup zadavatele k odpovědnému organizování akcí s důrazem na větší udržitelnost
• DĚČÍN: Odpovědný přístup zadavatele při organizování akcí s důrazem na udržitelnost
• ÚŘAD VLÁDY: Zajištění propagačních předmětů v souvislosti s předsednictvím ČR v Radě EU v roce 2022

CATERING

Nákup potravin

Při zabezpečení cateringu by základem měl být nákup čerstvých a nebalených potravin, fair trade certifikovaných produktů (káva, čaj a další produkty) či potravin pocházejících z ekologické produkce. Zadavatel nákupem těchto komodit zabezpečí férový přístup k obchodování s pěstiteli a ekologicky příznivé pěstování rostlin a chov zvířat. V rámci ekologického zemědělství se přitom klade důraz i na péči o půdu, krajinu, zadržování vody v krajině, podporu biodiverzity a další. Dobré podmínky pro zvířata při chovu lze vedle nákupů živočišných výrobků z ekologické produkce také podpořit nákupem vajec od nosnic, které nejsou chovány v klecových chovech.

Zadavatel může preferovat nákup produktů pocházejících z lokální produkce při veřejných zakázkách malého rozsahu či přímé objednávce (při dodržení zásad ZZVZ a interních předpisů). Nákupem ovoce a zeleniny, ale i masa a masových produktů či mléčných produktů z lokálních zdrojů může zadavatel podpořit přímé pěstitele, což má za následek i podporu místní ekonomiky, snížení emisí skleníkových plynů z dopravy a často i minimalizaci množství obalů.

Odpovědným nakupováním zadavatel může ovlivnit množství emisí skleníkových plynů, aniž by musel usilovat o náročné nastavení požadavků. Docílit toho lze i omezením množství podávaného masa a masových produktů při občerstvení na akci, a to například požadavkem na minimálně jednu či více vegetariánských či veganských variant jídla. Produkce jídla představuje přibližně čtvrtinu člověkem vypouštěných emisí skleníkových plynů.

Zapojení sociálních podniků a škol

Především při cateringu se nabízí vhodná příležitost pro zapojení sociálních podniků do plnění veřejné zakázky. S ohledem na rozsah a specifikaci akce lze podpořit přístup sociálních (ale i malých a středních) podniků k zakázkám na zabezpečení akcí řadou administrativních opatření, například využitím jednoduchých formulářů nabídky, prodloužením lhůty pro podání nabídek, zvýšením informovanosti dodavatelů apod. Ve veřejných zakázkách malého rozsahu lze v souladu s interními předpisy zadavatele využít i přímé oslovení sociálních podniků a sociální podnik lze zvýhodnit i vhodným nastavením v rámci multikriteriálního hodnocení.

Rovněž je při zabezpečení cateringu, ale i například květinové výzdoby na akcích, zde příležitost k podpoře praxe studentů středních škol.

Předcházení vzniku a minimalizace obalů u potravin

Předcházení vzniku odpadů a minimalizaci jejich množství zadavatel může jednoduše ovlivnit požadavkem směrujícím k nebaleným produktům. To lze zajistit upřednostněním kohoutkové vody ve džbánech, výběrem nápojů, které nebudou dodávány v individuálních baleních či například podáváním tzv. domácích limonád, vyrobených přednostně z čerstvého ovoce či zeleniny a kohoutkové vody. Rovněž je důležité eliminovat množství odpadu pocházejícího z obalů či zbytků jídla servírováním jídla formou bufetu dle preferencí každého účastníka, nebo například i dodáním nebaleného čerstvého slaného a sladkého pečiva. Samozřejmostí je využití opakovaně použitelného skleněného či porcelánového nádobí, kovových příborů, nepoužívání jednorázového balení cukru, mléka, medu apod., či zabezpečení podmínek pro řádné třídění odpadů na místě akce a svoz vytříděného odpadu do zařízení k materiálovému využití vytříděné složky. Zbylé jídlo je možné darovat potřebným, nebo umožnit účastníkům, aby si jej mohli odnést.

PROPAGAČNÍ PŘEDMĚTY A MATERIÁLY PRO ÚČASTNÍKY

Propagační předměty

S ohledem na předcházení vzniku odpadů doporučujeme především minimalizovat nákup propagačních předmětů, případně pečlivě zvážit jejich využitelnost. V první fázi je vhodné zmapovat doposud nakupované propagační předměty a zvážit, jaké společenské zájmy by bylo možné při jejich nákupu podporovat. Vhodné jsou spotřebitelné výrobky (trvanlivé potraviny) nebo výrobky pro každodenní použití. Ze škály aspektů odpovědného veřejného zadávání lze využít etické nakupování, zejména se zaměřit na výrobky s certifikací fair trade a zohlednit ekologicky šetrná řešení (např. nákupem předmětů pocházejících z ekologické produkce, předmětů vyrobených z recyklovaných surovin nebo eliminací používání nebezpečných látek při jejich výrobě, povrchové úpravě apod.). Zadavatel se také může zaměřit na sociální aspekty nákupu, když může podpořit přístup sociálního podniku k veřejným zakázkám.

Materiály pro účastníky

Při přípravě akce je vhodné využít pouze elektronické pozvánky pro účastníky a elektronickou registraci, účastníkům lze také poskytnout pouze elektronické verze materiálů (sdílení, zaslání e-mailem, případně uložit všechny materiály na flash disk).

Rovněž je důležité přemýšlet i nad odpadem, který nevzniká přímo na konferenci, ale účastník si ho odnese domů v podobě propagačních předmětů, či materiálů pro účastníky. I minimalistický balíček s propiskou (10 g), poznámkovým bločkem (100 g), visačkou na jmenovku (10 g), přívěškem na klíče (15 g) a turistickou brožurkou o městě (15 g) výhledově vytvoří 7,5 kg odpadu na padesát účastníků.

Další důležité aspekty udržitelných akcí

Nezanedbatelný je i dopad místa konání akce či ubytování řečníků a účastníků. Základním požadavkem by proto měla být  dostupná vzdálenost, ideálně pěší vzdálenost od ubytování k místu konání akce. Rovněž je vhodné organizovat akce s ohledem na možnost dostupné vlakové, autobusové a městské hromadné dopravy.

A pro inspiraci či motivaci dalších zadavatelů netřeba zapomínat i na propagaci využitých udržitelných aspektů, ať už konkrétně na místě nebo obecně při propagaci akce.

Začátkem roku 2020 se uskutečnilo i tematické setkání zástupců veřejných zadavatelů, na kterém se diskutovalo o problematice pořádání akcí, seminářů či konferencí v kontextu uplatňování společensky odpovědných aspektů. Prezentace příkladů dobré praxe z různých měst a organizací naleznete zde.

Kompletní verzi publikace JAK USPOŘÁDAT KONFERENCE, SEMINÁŘE A JINÉ AKCE UDRŽITELNĚ, naleznete zde a samostatní část Soubor požadavků na udržitelné akce je zde