Kancelářský papír a kancelářské potřeby

S potřebou nakupovat papír se setkává v pravidelných intervalech většina zadavatelů. Veřejné zakázky jsou přitom strategickým nástrojem zadavatele, kterým lze snadno podpořit celou řadu širších společenských zájmů. V případě této komodity je lze použít ekologicky šetrné řešení (např. ekologicky šetrné a udržitelné lesní hospodaření, eliminace využívání nebezpečných látek při výrobě a úpravě papíru, environmentálně šetrný proces výroby papíru, což lze dosáhnout požadavkem na ekoznačku EU(Ecolabel) apod.).  Od 1. ledna 2021 mají navíc zadavatelé povinnost tam, kde je to možné ve veřejných zakázkách podporovat odpovědné veřejné zadávaní.

Pro možnosti nákupů kopírovacího a grafického papíru byla v roce 2008 zveřejněna Kritéria EU pro zelené veřejné zakázky (GPP) na kopírovací a grafický papír, které popisují postupy šetrnější k životnímu prostředí.  Od roku 2019 Evropská komise představila několik strategií, plánů a iniciativ, které navazují na sdělení o Zelené dohodě EU a do značné míry ovlivňuji tato kritéria (např. Noví akční plán pro oběhového hospodářství, Nová strategie EU v oblasti lesnictví do roku 2030 nebo revize kritérií v oblasti papíru pro evropské ekoznačky  dle ISO 14024 typu I).  EK proto posoudila platnost  zelených kritérií pro veřejné zakázky (GPP) pro čtyři skupiny výrobku a připravuje jejich revizi. Výsledky posouzení kritérií GPP EU pro kopírovací a grafický papír ukázali neaktuálnosti zejména proto, že rozsah není v souladu s průmyslovou praxí, definice kritérií na základě zdroje vláken (recyklovaná vs. původní) není v souladu se současnými pravidly pro označovaní vláken a “ověření legálních primárních vláken” není v souladu se současnou praxí. Více informací k tomuto předmětu plnění je uvedeno zde posouzení kritérií GPP EU kopírovacího a grafického papíru.

V zadávacím řízení:

V rámci širšího chápání odpovědného veřejného zadávání se zadavatel může chovat ekologicky již tím, že má jednoznačně definovány své potřeby a účel užívání požadovaného papíru. Bude-li kopírovací a grafický papír používán pro běžné kancelářské použití (bez nutnosti tisku fotografií ve vysokém rozlišení apod.), není nezbytně nutné v rámci předmětu plnění požadovat papír s technickou specifikací papíru vhodného k profesionálním účelům, neboť takovýto papír musí být pro zajištění vhodných vlastností dodatečně upravován potenciálně ekologicky a zdravotně závadnými látkami (např. bělení chlorem apod.).

V praxi se širší společenské zájmy v zadávacím řízení nejčastěji podporují formou kombinace zadávací podmínky (tzv. „zvláštní podmínky plnění“ v zadávací dokumentaci ve smyslu § 37 odst. 1 písm. d) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“)) a obchodní podmínky ve smlouvě, přičemž nedodržení takového smluvního ujednání při plnění veřejné zakázky je sankcionováno smluvní pokutou nebo odstoupením zadavatele od smlouvy.

V rámci environmentálního hlediska lze stanovit minimální požadavky, např. následující zvláštní podmínky plnění, v znění:

• proces bělení musí být prováděn ekologicky, tj. bez použití elementárního chloru (ECF) či zcela bez použití chloru (TCF);
• kancelářský papír musí být založen na bázi primárního vlákna pocházejícího ze zákonně nebo udržitelně obhospodařovaných zdrojů.

Za účelem nastavení minimálních požadavků pro xerografický papír byly vytvořeny Technické standardy xerografického papíru, jenž jsou závazné pro ministerstva a jejich resortní organizace.  Pro ostatní organizace jsou standardy odporučující.

Na základě poznaní trhu je možné žádat tuhle komoditu i s přísnějšími ekologickými požadavky, a to přímo kancelářsky papír s ekoznačkou pro grafický papír, která je udělována pouze produktům s menším dopadem na životní prostředí během celého životného cyklu. Na rozdíl od minimálních požadavku, požadavek na ekoznačku komplexněji eliminuje negativní dopady výroby papíru na životní prostředí. Ekoznačku lze požadovat jako jeden z technických parametrů a do zadávací dokumentace je možné použít následující znění:

• dodávaný kancelářsky papír musí být opatřen ekoznačkou EU (Ecolabel), prokazující, že při výrobě kancelářského papíru byla splněna všechna kritéria pro udělení ekoznačky EU (Ecolabel),
• dodavatel je oprávněn prokázat splnění kritérií pro udělení ekoznačky EU (Ecolabel) i jiným vhodným štítkem osvědčujícím, že dodávaný kancelářsky papír splňuje rovnocenné požadavky.

K tomu je nutno dodat, že v souladu s § 94 odst. 3 ZZVZ má zadavatel povinnost přijmout jakýkoliv jiný vhodný důkaz, že dodávky splňují požadavky na označení štítkem, například technickou dokumentaci výrobce, a to v případě, že dodavatel prokazatelně neměl možnost požadovaný štítek nebo rovnocenný štítek získat a předložit. I MPSV při veřejné zakázce v roce 2021 na dodávku kancelářského papíru pro celý resort požadovalo, aby jedním z technických parametrů byl požadavek na ekoznačku.

Inspiraci k tomu, jaké environmentální podmínky plnění lze v rámci této komodity požadovat a jakým způsobem je specifikovat, včetně způsobů jejich prokazování uchazeči v nabídkách, jsou uvedeny v dalších zdrojích k tématu. Textaci, kterou lze v zadávací dokumentaci využít naleznete zde.

V některých případech (dle preferencí zadavatele) je však vhodnější zařadit podporu širších společenských zájmů do multikriteriálního hodnocení a tedy míru naplnění ponechat na rozmyslu a možnostech dodavatele a toto následně hodnotit. Například lze jako dílčí hodnotící kritérium hodnotit podíl recyklovaného papíru (resp. podíl sběrových vláken), a to při stanovení minimální hranice tohoto podílu, s tím, že čím větší podíl sběrových vláken bude papír obsahovat, tím více bodů v hodnocení získá.

Ve vhodných případech lze v rámci hodnocení doporučit rovněž využití elektronické aukce (ve smyslu §§ 120 a 121 ZZVZ; aplikovatelné i pro veřejné zakázky malého rozsahu), jelikož se jedná o transparentní způsob dosažení relativní nízké nabídkové ceny (byť i jako dílčího hodnotícího subkritéria).

Pro zaručení vhodnosti papíru k  použití v  příslušných kancelářských strojích může zadavatel požadovat poskytnutí vzorků (ve smyslu § 39 odst. 5 ZZVZ) k provedení zkoušek jakosti.

Nákup kancelářských potřeb

Nákup kancelářských potřeb nabízí příležitost především k uplatnění  ekologicky šetrných řešení. Jde o pomůcky pro běžné administrativní činnosti na úřadu či organizaci, včetně podpůrných činností sekretariátů, které  v nemalém množství opakovaně nakupuje každý zadavatel a tedy dopad na životní prostředí je značný. U papírových kancelářských potřeb lze požadovat produkty:

• vyrobeny na bázi primárního vlákna ze zákonných a udržitelných zdrojů (označení FSC 100%),
• nebo obsahující mix surovin z FSC certifikovaných lesů a/nebo recyklované suroviny a/nebo odpovědných zdrojů (označení FSC mix),
• pocházejíci z recyklovaného dřeva, nebo recyklovaného papíru a kde samotné recyklované dřevo nemusí být nutně certifikované (označené FSC recycled).

Dalším požadavkem může být dodání produktů s ekoznačkou EU (EU Ecolabel), Ekologicky šetrný výrobek, příp. Modrý anděl, Severská labuť nebo jinou rovnocennou certifikaci.

U psacích potřeb je možné požadovat propisky rozebíratelné, vyrobené z recyklovaného papíru, příp. plastu bez PVC, ovšem vždy s vyměnitelnými nebo doplnitelnými náplněmi, abychom zamezili dodání jednorázových výrobků. Dále bychom měli přihlížet, aby po skončení své životnosti byly rozložitelné a dle materiálu zrecyklovatelné.

Za účelem nastavení minimálních kvalitativních parametrů byl taktéž vytvořen Technický standard kancelářských potřeb, jenž je závazný pro ministerstva a jejich resortní organizace. Pro ostatní organizace jsou standardy odporučující.