Pozvání na jednání hodnotící komise

povinnost veřejného zadavatele učinit některý z úkonů v zadávacím řízení písemně se podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) vztahuje obecně na případy z kategorie těch úkonů zadavatele v zadávacím řízení, u nichž je podle Zákona vyžadována písemná forma výhradně a nevýlučně; nebo se pro účely naplnění Zákonem stanovených závazných postupů zadavatele stává co do formy nezbytnou; popřípadě slouží pro účely evidence všech úkonů učiněných dodavatelem vůči zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, Úřadu či Evropské komisi.
Přestože dotčené ustanovení § 75 odst. 1 Zákona písemnou formu komunikace přímo nevyžaduje, lze zároveň obtížně předpokládat proveditelnost tohoto zákonem stanoveného úkonu veřejného zadavatele skrze některý z jiných obvyklých způsobů sdělení skutečnosti ostatním členům hodnotící komise.
Písemná forma právního úkonu proto obecně:

• předpokládá vznik projevené vůle naplnit obsah povinností veřejného zadavatele;
• slouží k prokazatelnému doložení snahy nebo samotného splnění zákonem stanovené povinnosti;
• zakládá existenci uskutečněného jednání se zpětně doložitelnými prvky, včetně zachycení obsahu právního úkonu tak i určení osob ve vztahu k zpětnému prokázání naplnění některých zákonem stanovených skutečností;
• takto učiněný právní úkon je charakterizován určitou měrou závaznosti při jednání ve vztahu k třetím osobám a veřejnému zadavateli.

Obdobné platí zároveň ve vztahu k právnímu jednání učiněnému prostřednictvím elektronických nebo jiných technických prostředků. Pokud tedy zadavatel některý z úkonů v zadávacím řízení učiní elektronicky, jedná se pouze o variantní způsob zachycení právního úkonu veřejného zadavatele v zadávacím řízení. Podle § 562 v odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb. občanského zákoníku se má obecně za to, že písemná forma učiněná elektronickými nebo odlišnými technickými prostředky, jejichž prostřednictvím je zároveň umožněno zachycení obsahu písemného dokumentu a určení dotčených osob, zachovává význam právního jednání.
Zadavatel disponující písemnou pozvánkou pro jednotlivé členy komise, odeslanou elektronickými nebo jinými prostředky společně se zaručeným elektronickým podpisem, svým takto veskrze formalizovaným postupem předejde možným komplikacím, ve snaze dostát některému ze závazných postupů v režimu Zákona, a to například v případě výkonu kontroly orgánů státní správy podle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád) ve znění pozdějších předpisů. Lze proto jen doporučit, aby pozvání členů hodnotící komise bylo v zájmu veřejného zadavatele provedeno písemně.
Pokud se hodnotící komise v den předpokládaného konání nestane usnášeníschopnou, přestože by se tak stalo z důvodu nepřítomnosti některého z jejích řádně pozvaných členů, zůstane na odpovědnosti zadavatele prokázat, že všichni členové hodnotící komise byli svoláni v zákonem stanovené lhůtě a řádně. Popřípadě může být posuzován postup zadavatele, zda svolání členů komise bylo učiněno v souladu se jmenovacími listinami členů komise, včetně jejich náhradníků a podle interních pokynů zadavatele. Na vrub veřejného zadavatele rovněž připadnou s tím související způsoby prokazování naplnění některého ze závazných úkonu učiněných v zadávacím řízení, které v rámci jiné než písemné formy komunikace, mohou následně působit v  napjatém časovém harmonogramu veřejné zakázky značné komplikace.