23 Srp

Dotaz k elektronickým podpisům dokumentů v rámci VZ

současné době řešíme tento problém. Pokud dokumenty, čestná prohlášení či smlouva o dílo, které požadujeme, nejsou podepsané elektronickým podpisem s časovým razítkem, pak není možné provést jejich úřední konverzi z elektronické do listinné podoby. V budoucnu se může stát, že bude potřeba předložit tyto dokumenty v listinné podobě. Naše smlouvy o dílo, které vycházejí z našich veřejných zakázek jsou na taková plnění, které trvají i několik let. Velmi často jde o veřejné zakázky, jejichž předmět díla bude financován z evropských fondů a my v současné chvíli nevíme, co budeme muset předkládat a v jaké formě.
Zároveň, pokud elektronicky podepsaný dokument je podepsán bez časového razítka, pak dokument je platný pouze po dobu trvání platnosti tohoto razítka (tedy 12 měsíců od jeho vydání).
Elektronická nabídky elektronicky podepsaná (zjednodušené podlimitní řízení)
V současné době požadujeme po dodavateli, aby jeho nabídka byla elektronicky podepsaná. K tomuto jsme přistoupili vzhledem k tomu, že požadujeme předložení také čestných prohlášení. Chce mít alespoň nějakou záruku, že informace, které nám předkládá, jsou korektní a pravdivá.
Pokud nám však nedá podepsanou nabídku, nevylučujeme ho, ale při předložení dokladů před podpisem smlouvy o dílo chceme po dodavateli i elektronické originály těchto prohlášení (které byly v nabídce předloženy bez podpisu). Tak nám to nyní umožňuje zákon.
Je tento postup správný? Máme právo na to požadovat po dodavateli přeložení nabídky s elektronickým podpisem? Někteří naši dodavatelé se tomuto diví.

první řadě upozorňujeme, že zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“) zadavateli neukládá povinnost vyžadovat, aby jakýkoliv dodavatelem provedený úkon v průběhu zadávacího řízení byl opatřen tzv. elektronickým podpisem ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. Rovněž ani dodavatel není ze ZZVZ povinen svou nabídku podávanou do zadávacího řízení opatřovat elektronickým podpisem.

Zadavatel avšak může jako jednu ze zadávacích podmínek stanovit požadavek na opatření nabídky dodavatele elektronickým podpisem. Takový postup zadavatele není ZZVZ vyloučen.

V případě, že se zadavatel rozhodne stanovit jako jednu ze zadávacích podmínek i požadavek na podepsání nabídky dodavatele elektronickým podpisem, je nezbytné zvážit, zda je tento požadavek pro podání nabídky skutečně nezbytně nutný, jelikož je nutné mít na paměti, že podle § 36 odst. 1 ZZVZ zadavatel nesmí nastavit zadávací podmínky tak, aby určitým dodavatelům vytvářely bezdůvodné překážky hospodářské soutěže. Je tedy otázkou, zda je požadavek zadavatele na opatření nabídky elektronickým podpisem skutečně pro zadání veřejné zakázky natolik zásadní na to, aby byl zadavatelem vyžadován.

Pokud je již nicméně ze strany zadavatele v zadávacích podmínkách požadováno, aby nabídka dodavatele byla opatřena elektronickým podpisem, musí nabídka dodavatele při svém podání daný požadavek splňovat. V opačném případě by se jednalo o nesplnění zadávací podmínky a dodavatel by musel být zadavatelem ze zadávacího řízení vyloučen.

Co se dále týká korektnosti a pravdivosti informací uvedených dodavatelem v nabídce, pak rozhodně nejsme toho názoru, že opatření nabídky dodavatele jeho elektronickým podpisem zadavateli zajistí, že informace uváděné dodavatelem v nabídce jsou bezvýhradně pravdivé a relevantní.

Závěrem uvádíme, že rovněž nelze směšovat platnost elektronického podpisu a platnost, respektive obsah samotného dokumentu, který je elektronickým podpisem opatřen v jedno. Jedná se o dvě odlišné věci. Dokument podepsaný platným elektronickým podpisem pouze (i) identifikuje osobu, která daný dokument podepsala, a dále pak (ii) deklaruje, že k podepsání dokumentu skutečně došlo právě onou konkrétní osobou, která měla jako osoba oprávněná daný dokument podepsat, čímž to dokument získá váhu originálu v elektronické podobě obdobně jako je tomu tehdy, pokud je dokument podepisován v podobě listinné.