DNS
1) Je nutné před podpisem smlouvy s vybraným dodavatelem v jednotlivé veřejné zakázce zadávané v DNS vyžádat si od vybraného dodavatele originály nebo ověřené kopie dokladů kvalifikace dle § 86/3 ZZVZ. Pokud ano, k jakému datu mají být tyto doklady aktuální? (k datu zařazení do DNS nebo k datu podpisu smlouvy). Je u DNS nutné vyžadovat tyto originály nebo ověřené originály také elektronicky?
2) V rámci připravované migrace z Ezak na NEN, řešíme, zda je přijatelné na současném profilu pokračovat se zadáváním jednotlivých zakázek do momentu, kdy bude zavedeno DNS na NEN. Toto je rozhodný moment, po něm by docházelo jen k zadávání na NEN. Na Ezaku by se jen dokončila započaté řízení a následně by se DNS zrušilo. Cílem je najít způsob, jak migrací nenarušit běh DNS.
Podle výkladového stanoviska Ministerstva pro místní rozvoj, gestora zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“) si zadavatel v rámci jednotlivých veřejných zakázek zadávaných v DNS před podpisem smlouvy vyžádá od vybraného dodavatele originály nebo ověřené kopie dokladů o kvalifikaci, pokud již nebyly dodavatelem předloženy v rámci zadávacího řízení, ve kterém byl zaveden DNS nebo v některé z předchozích veřejných zakázek zadaných v rámci DNS (jedná se o výklad § 140 odst. 3 ve spojení s § 86 odst. 3 ZZVZ).
Co se týká další části dotazu, zda mají být tyto doklady aktuální k datu zařazení do DNS nebo k datu podpisu smlouvy, je třeba odkázat na předposlední větu § 140 odst. 3 ZZVZ (Pravidla pro předkládání dokladů podle § 45 a prokazování kvalifikace podle § 81 až 88 se použijí přiměřeně po celou dobu trvání dynamického nákupního systému), přičemž podle § 86 odst. 5 ZZVZ „doklady prokazující základní způsobilost podle § 74 a profesní způsobilost podle § 77 odst. 1 musí prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení“. Originály nebo ověřené kopie dokladů o kvalifikaci, vyžadované zadavatelem před podpisem smlouvy v souladu s § 86 odst. 3 ZZVZ, by měly reflektovat stáří dokladů, jimiž byla tato kvalifikace prokazována a musí prokazovat splnění kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení. To však nevylučuje, aby byly mladšího data (mezi okamžikem zahájení zadávacího řízení a podpisem smlouvy může v případě DNS uplynout i několik let).
V této souvislosti připomínáme, že podle věty první § 140 odst. 3 ZZVZ „Zadavatel může kdykoliv během doby trvání dynamického nákupního systému požadovat po dodavatelích zařazených v dynamickém nákupním systému předložení aktualizovaného jednotného evropského osvědčení pro veřejné zakázky“ a podle věty čtvrté tohoto ustanovení „Zadavatel může rovněž u dodavatele zařazeného v dynamickém nákupním systému kdykoli v době trvání dynamického nákupního systému prokázat naplnění důvodů nezpůsobilosti podle § 48 odst. 5“.
Co se týká další části dotazu, zda je u DNS nutné vyžadovat tyto originály nebo ověřené originály také elektronicky, uvádíme, že od 18.4.2017 organizační složky státu a centrální zadavatelé jsou povinni komunikovat s dodavatelem výhradně elektronicky, zasílání dokumentů v listinné podobě je (až na výjimky uvedené v § 211 odst. 3 ZZVZ ) vyloučeno.
V této souvislosti upozorňujeme, že těmto dokladům, aby splňovaly podmínku originálu nebo ověřené kopie, nesmí chybět jejich ověření shody obsahu a ověřovací doložka, tak, jak je stanoveno v § 22 odst. 1 písm. a) zákona o konverzi. V opačném případě je nelze ze strany Zadavatele považovat za originály nebo ověřené kopie.
Podle § 22 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o konverzi“) platí, že konverzí se rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě (i) do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, (ii) ověření shody obsahu těchto dokumentů a (iii) připojení ověřovací doložky, je nezbytné, aby doklady, (i) které nejsou vyhotovovány samotným dodavatelem, ale jinou osobou (například vysokou školou), a (ii) jsou zadavateli předkládány v elektronické podobě, splňovaly požadavek konverze podle § 22 odst. 1 písm. a) zákona o konverzi.
K druhému dotazu ohledně migrace DNS z elektronického nástroje EZAK na Národní elektronický nástroj (dále jen „NEN“), doporučujeme postupovat takto: Nejprve musí zadavatel oznámit, že jako svůj profil zadavatele zvolil NEN, což učiní uveřejněním formuláře CZ05, který je dostupný na portálu Věstníku veřejných zakázek (dále jen „VVZ“). Následně provede k určitému datu převod DNS z EZAKu do NENu (např. k poslednímu dni měsíce ukončí DNS na EZAKu a od 1. následujícího měsíce „spustí“ DNS v NENu). Dále bude nezbytné, aby uveřejnil ve VVZ formulář F14 – Oprava – Oznámení změn nebo dodatečných informací, případně, v případě podlimitní veřejné zakázky, formulář CZ04 – Oprava národního formuláře, a dále aby změnil URL adresu nástroje, na kterém bude DNS dostupný. Současně musí uveřejnit změnu zadávací dokumentace na profilu zadavatele v NENu, protože podle § 139 odst. 4 písm. c) ZZVZ v ní musí být uvedena informace o použitém elektronickém nástroji, na kterém je DNS zavedeno. Tyto kroky musí probíhat postupně, resp. musí být synchronizovány tak, aby byla dodržena pravidla ZZVZ a vyhlášky č. 168/2016 o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele a vyhlášky č. 260/2016 o stanovení podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů, elektronických úkonů při zadávání veřejných zakázek a certifikátu shody.
Tento postup je nezbytný, protože informace o dané veřejné zakázce, resp. DNS, nemohou být uveřejněny na dvou profilech zadavatele současně. Doporučujeme uveřejnit informaci o převodu DNS z EZAKu na NEN s dostatečným časovým předstihem na profilu zadavatele v EZAKu, aby dodavatelé byli o změně profilu včas informováni. Tato informace bude uveřejněna pouze ve formátu pdf dokumentu, nikoli jako změna zadávací dokumentace.