Měření odpovědného veřejného zadávání
Pro úspěšnou implementaci odpovědného veřejného zadávání je nezbytné jeho měření. Proč je měření odpovědného zadávání důležité, jak s ním začít, jaké má fáze a kde se pro měření inspirovat? Čtěte dál a dozvíte se také, co znamenají pojmy jako monetizace, reporting nebo sociální hodnota. Níže také najdete odkaz ke stažení pilotní verze Nástroje měření odpovědného veřejného zadávání.
Proč se do měření pustit?
Díky měření svého odpovědného zadávání můžete dokumentovat jaké sociální, ekonomické a environmentální výsledky vaše zadávání veřejných zakázek přináší. Měření vám také umožní sledovat naplňování strategických cílů vaší organizace v oblasti společenské odpovědnosti a v neposlední řadě také pomůže posoudit efektivitu využitých zdrojů.
Nicméně v České republice zatím není nastavena jednotná metodika měření odpovědného veřejného zadávání. Dále v textu vám nabídneme východiska a možnosti měření pro postupné vybudování univerzálního přístupu pro české zadavatele.
Jak s měřením začít?
Nejdříve se zamysleme nad tím, co chceme měřit a jaké výsledky nás zajímají. Měření lze provádět na úrovni jedné zakázky, na úrovni organizace či resortu, a pak lze data dále agregovat celkově za stát apod. Pro získání co nejpřesnějších dat je vhodné začít od měření na úrovni jedné zakázky a postupně se dopracovat na další úrovně a například skončit u reportu odpovědného zadávání dané organizace za poslední rok apod.
Peníze jako univerzální jednotka mohou pomoci k přesnějšímu vyčíslení, pochopení a srovnatelnosti přínosů odpovědného veřejného zadávání.
Každý aspekt odpovědného veřejného zadávání má jiné možnosti měření. V některých aspektech bude jednoduché způsob měření určit – počet zaměstnaných znevýhodněných osob, nebo případně počet jimi odpracovaných hodin. Půjde tedy o vyjádření v číslech – kvantifikace. U některých veličin, které lze kvantifikovat je možná monetizace, čili převedení jejich hodnoty na peněžní hodnotu za pomoci využití obecně akceptovaných, vědeckých výpočtů nebo lze tuto hodnotu stanovit subjektivně pro daný projekt, a to například dotazováním stakeholderů. Peníze jako univerzální jednotka mohou pomoci k přesnějšímu vyčíslení, pochopení a srovnatelnosti přínosů OVZ. U některých aspektů OVZ se měřitelná veličina hledá obtížněji, příkladem může být dodržování důstojných pracovních podmínek. V těchto případech nám pomohou metody kvalitativního hodnocení jako slovní popis a prezentace výsledků z dotazníků nebo rozhovorů se stakeholdery, zejména příjemci přínosů z odpovědného veřejného zadávání. Někdy může být vhodná metoda, která kombinuje oba přístupy – kvalitativní hodnocení, které je však statisticky vyhodnoceno – například přínos stavebního projektu pro místní komunitu se dá hodnotit jako míra spokojenosti místních obyvatel na základě dotazníkového šetření. Nelze také začít s měřením a vyhodnocováním až na konci zadávacího řízení, měření začíná už ve chvíli plánování veřejné zakázky. Přečtěte si dále v jakých fázích měření probíhá.
Jak měření probíhá?
Měření probíhá ve čtyřech fázích – plánování, sběr údajů, vyhodnocování nasbíraných dat a komunikace výsledků. Tyto fáze se mohou překrývat a prostupují celým procesem veřejného zadávání a někdy pokračují i po skončení tohoto procesu (komunikace výsledků). Údaje sbíráme především ve stádiu plnění, když máme data nasbíraná, je čas je vyhodnotit pomocí dostupných nástrojů a metod, posledním krokem je pak komunikace našich výsledků. Každou fázi přiblížíme dále v textu.
Měření probíhá ve čtyřech fázích – plánování, sběr údajů, vyhodnocování nasbíraných dat a komunikace výsledků.
1. Plánování
Do této části lze zahrnout i část měření, kdy si organizace ve svém strategickém dokumentu stanovuje prioritní oblasti, na které se bude v odpovědném zadávání veřejných zakázek zaměřovat. Díky tomu budeme mít k čemu naše výsledky vztahovat a bude možné je prezentovat v kontextu. Cíle organizace, které by měly být tzv. SMART, se následně propisují do cílů každé zakázky, kde lze jejich naplňování podrobněji měřit a data poté zpět agregovat a posuzovat naplňování cílů organizace.
Ve fázi plánování a stanovování záměrů a specifických cílů může být užitečné podívat se na odpovědné zadávání například přes teorii změny (theory of change, TOC). Tato metoda napomáhá rozvrhnout jednotlivé kroky k dosažení chtěné změny (dopadu), tedy našeho cíle. Na uvedeném schématu se v teorii změny začíná od konce – stanovením cíle, od kterého zpětně rekonstruujeme všechny potřebné kroky k jeho uskutečnění (odkaz na originál).
Obr. 1: Zjednodušené schéma teorie změny
Cílem zadavatele je pozitivní dlouhodobý dopad (impact) jeho veřejné zakázky, ve smyslu čistého efektu naší činnosti na společnost. Dopad je způsoben výsledky (outcomes), tedy okamžitými, přechodnými a dlouhodobými změnami. Výsledky doprovázejí výstupy (outputs) čili produkty, stavby a služby jako přímý a požadovaný důsledek zadávání. Výsledků a výstupů lze docílit pouze určitou činností (activity) a vynaložením potřebných vstupních zdrojů, vstupů (inputs). (zdroj: Raiden, Ani, Martin Loosemore, Andrew King, Chris Gorse. 2018. Social Value in Construction. Routledge).
Uvedená terminologie vám také pomůže si ujasnit co chcete měřit. Pro měření odpovědného veřejného zadávání se jeví jako klíčové nejprve se zaměřit na výstupy (outputs) a výsledky (outcomes). V pozdější fázi našeho zkoumání možností měření bude jistě nutné se dostat až na úroveň měření dopadu.
2. Sběr údajů
Ve fázi přípravy veřejné zakázky je důležité předem stanovit, jaká data se budou sbírat, jak často a kdo požadovaná data bude sbírat. Nabízí se stanovit si indikátory, které se budou používat a také provázanost na požadované KPIs (key performance indicators). Dále je třeba se jasně dohodnout, jak často ke sběru dat bude docházet, jaké doklady a postupy se budou požadovat a kdo tato měření zajistí. Podstatné jistě bude, zda to bude zadavatel nebo dodavatel.
„Ve fázi přípravy veřejné zakázky je důležité předem stanovit, jaká data se budou sbírat, jak často a kdo požadovaná data bude sbírat“.
3. Vyhodnocování dat
Vyhodnocování dat již v průběhu plnění umožní zadavateli kontrolovat plnění, a případně v návaznosti na smluvní ustanovení bude podkladem pro požadování nápravy, eventuálně udělení sankcí. K vyhodnocování dat lze použít dostupné metody (zavedení dat z dotazníku do grafů apod.) nebo využít předpřipravené nástroje pro měření jako například TOMs a SROI, o nichž se více dozvíte na konci článku.
4. Komunikace výsledků
Zmíněné metody vyhodnocování dat lze propojit – například použít data z nástrojů měření společně s prezentací výsledků z dotazníkového šetření a se slovním popisem přínosu (založeném na našich datech nebo vědeckých poznatcích). Po ukončení plnění jedné zakázky nebo souhrnně za zakázky v celém kalendářním roku by zadavatel měl měření vyhodnocovat a poměřovat vzhledem ke stanoveným cílům. Zde stojí za zmínku i vysvětlení pojmu reporting, tedy vydávání zpráv. Pro účely tohoto článku je za zprávu (report) považováno shrnutí dat o výstupech a výsledcích odpovědného zadávání za určitý časový interval. Ve zprávě je prostor interpretovat výstupy a výsledky, doprovodit je kvalitativním hodnocením stakeholderů a přidat další podrobnosti, které o odpovědném veřejném zadávání instituce vypovídají. Uživateli této zprávy mohou být interní i externí subjekty, veřejnost a média. Při tvorbě takové zprávy je vhodné vědět dopředu, kdo je zamýšleným publikem a podle toho přizpůsobit způsob prezentace (podrobné tabulky jsou vhodné pro interní spolupracovníky, široké veřejnosti se snažíme čtení dat co nejvíce zjednodušit apod.).
Kde se měřením inspirovat?
Jako relevantní se pro využití k měření odpovědného zadávání v ČR se jeví dva „nástroje“ vhodné k měření společenské odpovědnosti. Konkrétně se jedná o britský rámec pro měření National TOMs a analýza společenské návratnosti investic (Social Return on Invetsment, dále „SROI“).
Sociální hodnota je definována jako kvantifikace relativní důležitosti, kterou lidé přikládají změnám, které zažívají v životě.
Oba tyto přístupy pracují s konceptem sociální hodnoty, která je definována jako kvantifikace relativní důležitosti, kterou lidé přikládají změnám, které zažívají v životě (odkaz) – to tedy znamená, že je subjektivní a je třeba ji měřit z pohledu těch, které ovlivňuje. Například sociální hodnota opatření ke zvýšení zaměstnanosti v oblasti s vysokou nezaměstnaností bude vyšší než sociální hodnota stejného opatření v oblasti, kde zaměstnanost není problém.
TOMs a SROI
Při SROI analýze se především dotazuje stakeholderů jakou hodnotu přiřazují změnám, které proběhly. Což je možné i v TOMs, kde je ale mimoto také nabídka proxy hodnot, což jsou finanční hodnoty přiřazené změnám tvůrci nástroje nebo třetí stranou, ať už za pomocí vědeckých výpočtů nebo šetřením veřejného mínění. Těmto hotovým proxy hodnotám lze pak ještě v TOMs přidávat rozdílnou váhu dle regionu apod. (prioritizace). TOMs lze využít jak pro měření při samotném plnění, tak i při plánování (stanovení cílů a zvolení opatření). Existuje ve formě excelového souboru, který obsahuje mimo jiné list pro plánování veřejných zakázek s kalkulačkou vytvořené sociální hodnoty. Výsledkem z TOMs je projektem vytvořená sociální hodnota vyjádřena v penězích, případně další výsledky (procenta, popis politik aj.).
Nespornou výhodou TOMs je jeho jednoduchost a přehlednost. Za nevýhodu můžeme v našem kontextu označit nutnou práci s proxy hodnotami, které jsou vytvořené pro britský kontext a nelze je jednoduše převést do jiné země. SROI oproti tomu není ani tak nástrojem jako ekonomickou analýzou, která je založená na cost-benefit analýze rozšířené o sociální hodnotu. To znamená, že porovnáváme náklady k předpokládaným přínosům, které jsou ale u sociální hodnoty často očekávané v budoucnu. Mezi jeho výhody, kromě větší rozšířenosti a dostupnosti materiálů a školení, patří zapojení stakeholderů a využití konceptu sociální hodnoty (zdroj: Pathak, Pathik, Pratik Dattani. 2014. „Social return on investment: three technical challenges.“ Social Enterprise Journal 10 (2): 91-104.; Mulgan, Geoff. 2010. „Measuring Social Value.“ Stanford Social Innovation Review, Summer 2010: 38-43.2], jeho nevýhodou pak je časová náročnost).
V neposlední řadě může být zdrojem inspirace v měření odpovědného zadávání v ČR sledování činnosti našeho projektu. Připravujeme nástroj k měření OVZ, který bude poskytovat, aktualizovat a stále rozšiřovat sadu základních opatření včetně jednotek, definic a požadovaných dokladů.
Nástroj pro měření
Nástroj měření a vykazování odpovědného veřejného zadávání ke stažení v podobě tabulky. Jedná se o pilotní verzi, která se bude nadále vyvíjet.
Obsahuje dva listy:
- “Kalkulačka” – seznam opatření odpovědného veřejného zadávání, kde je uvedena jednotka nebo způsob vykazování apod.
- “Definice a pokyny” – opatření jsou doplněna o definice, možnosti kontroly a další vysvětlení k jednotce
V tabulce najdete měřitelné (kvantifikovatelné) i jinak vykazované veličiny, tedy i „měkká“ opatření, která zadavatel v OVZ dělá (např. dělení na části). Je vhodné, aby si zadavatel tabulku přizpůsobil podle svých potřeb, priorit a preferovaných opatření.
Cílem měření pomocí tohoto nástroje nejčastěji bude:
- kontrola plnění dodavatelem z pohledu OVZ
- reálný obraz o dosažených cílech požadovaných opatření (o dopadu)
- vykazování, jaká opatření činí zadavatel pro podporu svých cílů a jakých využívá prostředků
- kontinuální zlepšování nastavení odpovědného zadávání
- využití – interní report, externí report. Za jednu zakázku, za více zakázek, za všechny zakázky za rok apod.
Akce – materiály
Prezentace z workshopu na Konferenci OVZ 2019: Vykazování, monitoring, měření společensky odpovědného veřejného zadávání
Odkazy
Britský rámec pro měření: The National TOMs Framework